résumé de la procédure rédigée en 2012

Libellés des écritures comptables

Ceux-ci commencent par

• fac pour la facture d’un fournisseur (fac SIG_ASRO, fac ASRO_SSP)
• pmt pour une sortie ou débit dans les comptes (pmt SIG)
• enc pour une entrée ou crédit dans les comptes (enc SSP)
• amor pour les écritures concernant les amortissements
• prov pour les provisions décidées par les instances
• report pour les écritures du bilan concernant les résultats
• rem pour les remboursements de ou à tiers
• don pour les dons.

Tâches à faire

On commencera par examiner les comptes d’exploitation (3000 à 6000) en vérifiant si le mouvement observé est compatible avec les buts de l’association, logique ou/et soutenu par une décision d’instance.

Puis on vérifiera ceux du bilan (1000 et 2000) avec la présence d’une facture, ticket de caisse ou autre pièce justificative* ; et surtout les soldes d’ouverture.

Contrôle des pièces comptables : par sondage, par exemple, pour un compte postal donné, en choisissant un mois de l’année au hasard. Le contrôle consiste à vérifier, pour chaque mouvement (recette ou dépense), s’il est justifié et documenté.

Il peut valoir la peine de jeter un coup d’œil aux mouvements qui représentent des montants importants.

En comparant la comptabilité de l’exercice en cours avec les années précédentes, il est possible d’identifier quels comptes ont vu de gros changements d’un exercice à l’autre. Ces comptes peuvent faire l’objet d’un examen approfondi pour voir ce qui peut expliquer ces différences.

Plus particulièrement

Concernant les Charges sociales, vérifier que les personnes recevant rémunération s’en acquittent et que les versements trimestriels à l’OCAS (Office cantonal des assurances sociales) couvrent les obligations de l’employeur.

* les pièces justificatives sont enregistrées à la norme ISO : AAAA-MM-JJqui_QUI ou QUOI, le radical de l’objet, éventuellement la période concernée, le montant avec diviseur 123fr45 >>> afin de distinguer, par exemple dans le dossier comptable de l’exercice « _ASRO_2025 » comptant 486 documents, les 245 répondant à ce critère. Ce type de dénomination systématique permet de retrouver instantanément un justificatif parmi les 5964 archivés depuis 2005 dans l’ensemble des dossiers gérés par l’administrateur, lesquels comportent 456’159 éléments divers à ce jour.